Это официальный ответ территориальных учреждений федерального агентства Росстандарта (Центры стандартизации, метрологии и сертификации), а также органов по сертификации на запрос, содержит ссылку на законодательство, и фразу о том, что та или иная продукция «не попадает в „Номенклатуру продукции товаров и услуг, подлежащей обязательной сертификации“»[1]. Отказное письмо выдаётся на продукцию в случае, если она не подлежит обязательной сертификации или обязательному декларированию.

Специальный бланк для отказного письма не используется. В одно отказное письмо можно включить любой список продукции; держателем письма должно быть только одно юридическое лицо.

Отказное письмо действует в течение срока действия нормативных актов (приказов или законов), на основании которых данное письмо составлено, но некоторые органы по сертификации выдают письма с указанием конкретного срока действия (обычно — 1 год). Отказные письма с неограниченным сроком действия выдаются на партию продукции.

Код ОКП разработан Госстандартом, и вся работа Росстандарта по сертификации основана именно на этих кодах. Код ТНВЭД разработан Таможенным комитетом, и вся работа таможни основана на них. При этом между данными ведомствами существует взаимосвязь, основанная на том, что для растаможивания некоторых видов продукции необходим Сертификат соответствия. У Росстандарта существует своя Номенклатура продукции, подлежащая обязательной сертификации, основанная на кодах ОКП; у Таможенного комитета — своя, основанная на кодах ТНВЭД. Эти номенклатуры должны охватывать одну и ту же продукцию, но на практике это не всегда так.

Путь к разрешению подобных споров до недавнего времени был один: отказное письмо ВНИИСа. Объект спора: таможня утверждает что по их номенклатуре ТНВЭД данная продукция подлежит сертификации и для её растаможивания необходимо предъявить сертификат соответствия, а органы по сертификации не могут выдать сертификат, так как по номенклатуре ОКП данная продукция не подлежит обязательной сертификации. В таком случае делался запрос во ВНИИС для получения отказного письма. Данное письмо являлось аргументом для таможни для выпуска товара.

Со вступлением России в Таможенный союз отказные письма ВНИИС выдавать перестал, и данная функция перешла к Минпромторгу [2], но Минпромторг выдавал письма для таможни не более четырёх месяцев, после чего снял с себя эту функцию.

Таможня на данный момент снова рассматривает отказные письма ВНИИС, а также ВНИИМАШ, если продукция относится к автомобильной группе, либо группе машиностроения по коду ОКП. Но получать отказное письмо нужно только по предварительной договорённости с самой таможней, т.к. в некоторых случаях для таможенной очистки товара может подойди и обычное отказное письмо для торговли, выданное любым органом по сертификации.